Arbejdsmøder er forfærdelige. Her er hvordan man laver dem bedre.

Når man forsøger at forstå, hvorfor møder suger så hårdt, kan det hjælpe med at bruge analogien af ​​vores hurtigt nedslående fiskeri. Fisker har ikke noget incitament til at stoppe med at fiske, og landene kan ikke helt være enige om, hvem der skal være ansvarlig for hvilken fisk henhører under deres jurisdiktion. Og det gør ingen meget for at forbedre situationen, med stor sandsynlighed at røve fremtidige generationer af chancen for at smelte på de krydrede tunfiskruller og grillet sværdfisk, som vi har haft i så stor overflod.

Kulturen omkring arbejdspladsmøder lider af et lignende problem. Mens de fleste møder har en de facto-leder, der kører showet, er det aldrig den persons opgave at 'finde ud af, hvordan man kører gode møder.' Folk har også accepteret den nuværende tilstand af ting som uundgåelig: Vi ved, at møder suger, de ' Jeg har altid suget, så hvorfor spilde tid på at forsøge at gøre dem bedre? Som følge heraf har de fortsat ved at udfylde vores tidsplaner i en slags arbejdsplads-tragedie af commons.

"Det er et for givet miljø," fortæller Joseph Allen, professor i industriel og organisationspsykologi ved University of Nebraska i Omaha. Inverse. "Vi ved, at vi skal have dem, men vi lægger ikke meget energi bag dem. Og medmindre alle i mødet forsøger at gøre det bedre, så vil det ikke ændre sig … og det er mærkeligt, når nogen forsøger at gøre dem bedre."

Da vores evne til at kommunikere med hinanden er forbedret i årenes løb, er det i et ironisk twist, hvor meget tid vi bruger i møder, faktisk svulmet. Medarbejdere bruger nu i gennemsnit 23 timer om ugen i møder, fra færre end 10 i 1960'erne. 70 procent af de øverste ledere undersøgt i en nylig undersøgelse citeret af Harvard Business Review sagde de fandt møder ineffektive og uproduktive. Næsten så mange sagde møder også holdt dem fra at få deres arbejde gjort. Allen, som sammen med nogle kolleger på Clemson University for nylig gennemførte en omfattende gennemgang af næsten 200 forskningsdokumenter om møder, siger det at er for mange timer. Deres resultater blev for nylig offentliggjort i tidsskriftet Nuværende vejledning i psykologisk videnskab.

At møder ofte er irriterende eller unødvendige betyder ikke, at de er uvæsentlige.

"Vi skal få folk med forskellige oplysninger om problemet at komme sammen og finde en forhåbentlig innovativ og kreativ løsning," siger Allen. Inverse. "Møder giver os mulighed for at samarbejde, hjælpe os med at få de ressourcer, vi har brug for til et projekt, træffe beslutninger. De er virkelig, virkelig vigtige. Men vi skal være meget forsigtige med overbrug."

Et andet problem med møder er, at på trods af, hvor frustrerende og afgørende de virkelig er, er de faktisk ikke alt det, der er veldokumenteret. Til sin gennemgang af emnet undersøgte Allen og hans team hver papir, som de kunne finde, der er skrevet siden 2006, lidt mindre end 200. Det kan virke som en masse, men når du overvejer at mere end 1.000 papirer er blevet offentliggjort om ledelsens emne siden sidste år alene, og du begynder at indse, at vi faktisk ikke rigtig ved så meget om, hvordan man kører et godt møde som vi sandsynligvis burde.

Heldigvis undersøger de 200 eller så, at Allen og hans team undersøgte gjorde tilbyde vejledning om, hvordan vi kan lave møder lidt bedre.

Omhyggeligheden udbydes

Allen siger undersøgelser tyder på, at vi bør gøre mere brug af en høflighed invitation. Et af de største problemer med møder er faktisk båret af gode hensigter; vi har tendens til at invitere for mange mennesker, der ikke behøver at være der. Uopmærksom, kede deltagere møder gift, men samtidig ønsker du heller ikke at udelukke nogen, som måske har en mere nuanceret eller overraskende grund til at være i rummet. For at løse dette problem foreslår Allen at omfavne høflighedsinvitation: En invitation hvor du meget eksplicit erkender at du kun inviterer dem til en høflighed, og at de sandsynligvis kan springe over det. Folk kan lide at springe over møder.

Dræb statusrapporten

Der er en hel genre af møder, der er utroligt fælles og tjener ikke et formål, siger Allen: "Round Robin", "her er hvad alle er op til" statusrapport, hvor folk går rundt i en cirkel og forklarer, hvad de er til eller dele fremskridt på et givet projekt. Denne form for information skal deles elektronisk, og indkalde alle til at verbalisere det er spild af tid. Som Allen siger det kortfattet: "Medmindre det er bundet til et projekt, behøver vi ikke det møde."

Quash Klager, men ikke Vittigheder

Når et møde er undervejs, tyder Allens resultater på, at det faktisk er ret vigtigt at skabe plads til humor. Latter hjælper med at trække folk ind i samtalen, hvilket fremmer deltagelse (hvilket jo trods alt er meningen at have et møde i første omgang.) På bagsiden siger Allen, at der er en ret stor fare for at klage, hvilket kan virke smukt uskadelig ("gjorde du se trafikken på 95 i dag? "), men kan fremme følelser af løsrivelse og håbløshed.

Må ikke være sent

Mens møder, hvor ingen taler, eller hvor en person dominerer samtalen, er tydeligvis problematisk, siger Allen, at forskningen viser, at langt det mest lumske problem med møder er forsinket. Mens "at være i tide" virker som en ret åbenbar protokol, den grad til hvilken en person, der kun er seks minutter for sent til et møde, kan spore det hele, er faktisk ret chokerende. En af undersøgelserne Allen og hans team så på, for eksempel forsøgte at finde forskelle i de kulturelle holdninger omkring omtanke på tværs af Kina, Chile, Italien, USA, Tyskland og Nederlandene. Disse er alle temmelig forskellige arbejdspladskulturer med forskellige værdier omkring arbejde, og Allen's team forventes derfor at finde kulturelle forskelle med hensyn til, hvor vigtigt punktligheden var. De gjorde slet ikke.

"Der er en vis dramatisk konsistens i frustrationen med at vise sig sent til møder," siger Allen. "Du ville tro at landekulturen, deres hjemland, hvem de er som person, ville påvirke deres evaluering af møderfaringen, men det vi har fundet er, at sammen med globaliseringen af ​​økonomien har der været en globalisering af denne slags kontorrum miljø."

I disse splittede, polariserede tider, et af de få ting vi alle har til fælles, at vi vil have folk til at respektere vores tid. Og når du er forsinket, sidder folk ikke bare der og gryder om, hvor de hellere vil være; de dyrker også dårlige følelser om ikke bare dette møde, men også alle møder der kommer op i fremtiden. Med andre ord, når du er forsinket til et møde, ødelægger du ikke bare det møde for folket der, men du hjælper med at ødelægge deres meget opfattelse af møder i første omgang. Det der minder mig om, jeg burde nok jet.

Dette har været en tilpasset version af vores Strategi nyhedsbrev, en ugentlig rundvisning af de mest relevante økonomiske, karriere- og livsstilsråd, du bliver nødt til at leve dit bedste liv. Jeg er James Dennin, innovationsredaktør på Inverse. Hvis du har penge eller karriere spørgsmål, du gerne vil se besvaret her, email mig på [email protected] - og videregive strategi med dette link!